Maak een ontslagbrief
Schrijf online een professionele ontslagbrief met AI (ChatGPT). Bespaar tijd en download je nette brief als pdf — klaar om af te drukken of te versturen.
Hoe schrijf je een goede ontslagbrief: een complete gids met voorbeelden
Je baan opzeggen is een van de belangrijkste beslissingen die je in je carrière neemt, en hoe je dit aanpakt, kan jarenlang invloed hebben op je professionele reputatie. Of je nu een nieuwe baan zoekt, van carrière verandert of verhuist, het is super belangrijk om een goed geschreven ontslagbrief in te dienen om een goede band te houden met je huidige baas en collega's.
Een professionele ontslagbrief is een formele manier om te laten weten dat je weg wilt, terwijl je respect toont voor je baas en het overgangsproces. Deze complete gids laat je zien wat je moet weten om een goede ontslagbrief te schrijven, van de belangrijkste onderdelen tot het juiste moment, inclusief sjablonen voor verschillende situaties.
Wat is een ontslagbrief en waarom heb je er een nodig?
Een ontslagbrief is een officieel document waarmee je je baas laat weten dat je weg wilt bij je werk. Deze schriftelijke kennisgeving heeft meerdere belangrijke doelen, meer dan alleen maar je vertrek aankondigen.
Allereerst zorgen ontslagbrieven ervoor dat je vertrekdatum officieel vastgelegd wordt en dat er een officieel document is voor de HR-administratie. Als je een ontslagbrief schrijft, geef je een formele kennisgeving die zowel jou als je werkgever beschermt door duidelijk je laatste werkdag te vermelden. Deze papieren zijn vooral belangrijk als er later vragen komen over je werkgeschiedenis of of je in aanmerking komt voor uitkeringen.
Zelfs als je bedrijf geen schriftelijke ontslagbrief nodig heeft, laat het versturen van zo'n brief zien dat je professioneel en beleefd bent. Volgens experts op het gebied van arbeidsrecht moet je bij ongeveer 80% van de arbeidscontracten voor vaste banen schriftelijk je ontslag indienen. Dit is dus eigenlijk de standaard in de meeste sectoren.
De brief helpt om goede relaties te houden voor later en om te netwerken. Je ontslagbrief wordt een deel van je vaste personeelsdossier, en als je op een positieve manier vertrekt, kan dat echt invloed hebben op hoe je oude collega's en leidinggevenden je herinneren. Deze goede indruk kan leiden tot waardevolle aanbevelingen, nieuwe contacten en zelfs toekomstige kansen op een baan.
Het belangrijkste is dat een ontslagbrief duidelijkheid geeft over je laatste werkdag en je opzegtermijn. Het is normaal dat je twee weken van tevoren laat weten dat je weggaat vanaf de datum dat je je ontslag indient, maar voor sommige banen moet je misschien eerder iets laten weten, afhankelijk van je arbeidscontract of het beleid van het bedrijf. Deze duidelijkheid helpt je baas om je vertrek goed te plannen en zorgt voor een soepel overgangsproces.
Wat je echt moet hebben in elk ontslagbriefje
Elke goede ontslagbrief moet bepaalde dingen hebben die hem professioneel, duidelijk en compleet maken. Als je deze belangrijke dingen snapt, kun je een ontslagbrief schrijven die goed werkt en je professionele reputatie niet in de weg staat.
De koptekst moet de datum van vandaag bevatten, in de vorm van maand, dag en jaar (bijvoorbeeld 15 maart 2024), samen met je contactgegevens en bedrijfsinformatie. Dit formele zakelijke briefformaat maakt het document officieel en geeft de nodige info voor de administratie van je baas.
Je formele begroeting moet gericht zijn aan je directe leidinggevende of manager, met vermelding van zijn of haar naam. Gebruik professionele begroetingen zoals 'Beste meneer Smith' of 'Beste mevrouw Johnson' in plaats van informele begroetingen. Als je niet zeker weet aan wie je je vraag moet richten, kijk dan even in je arbeidscontract of vraag het aan de HR-afdeling.
De eerste alinea moet een duidelijke ontslagverklaring bevatten waarin je je functietitel en de laatste werkdag vermeldt. Bijvoorbeeld: "Hierbij laat ik je weten dat ik ontslag neem als marketingcoördinator bij ABC Company. Mijn laatste werkdag is 1 april 2024. Deze directe aanpak zorgt ervoor dat er geen twijfel bestaat over wat je van plan bent en wanneer je dat wilt doen.
Het is niet verplicht om een korte reden voor je vertrek te geven, maar het is wel handig om wat context te geven. Je zou kunnen zeggen: "een nieuwe kans aangrijpen die past bij mijn carrièredoelen" of "me verder ontwikkelen". Houd deze uitleg positief en professioneel, en vermijd negatieve opmerkingen over je huidige functie of bedrijf.
Laat weten dat je dankbaar bent voor de kansen en ervaringen die je tijdens je werk hebt opgedaan. Dit laat zien dat je waardering hebt voor de tijd die je bij het bedrijf hebt doorgebracht en helpt om goede relaties te houden. Zelfs als het werk lastig is, laat het zien dat je volwassen en professioneel bent als je dingen kunt waarderen.
Bied aan om te helpen bij de overgang en je vervanger in te werken. Dit laat zien dat je rekening houdt met je baas en collega's die je taken gaan overnemen nadat je weg bent. Specifieke aanbiedingen zoals "Ik ben vastbesloten om lopende projecten af te ronden en gedetailleerde overdrachtsdocumentatie te verstrekken" laten zien dat je professioneel bent.
Sluit af met een professionele afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Hoogachtend', gevolgd door je handtekening en je naam in blokletters. Deze formele afsluiting houdt vast aan de stijl van een zakelijke brief en zorgt voor een duidelijke afsluiting van je ontslagbrief.
Stapsgewijze handleiding voor het schrijven van je ontslagbrief
Het schrijven van een ontslagbrief hoeft niet ingewikkeld te zijn als je het op een systematische manier aanpakt. Deze stap-voor-stap handleiding helpt je om een professioneel document te maken dat duidelijk maakt wat je wilt, terwijl je goede relaties blijft houden.
Begin met professioneel opmaken
Begin met het standaardformaat voor zakelijke brieven, met je adres en de huidige datum bovenaan de pagina. Zet de bedrijfsnaam, de naam en functie van je leidinggevende en het adres van het bedrijf onder je gegevens. Door deze opmaak zie je meteen dat het document een formele zakelijke brief is.
Houd je brief maximaal één pagina lang. Kort en duidelijk communiceren laat zien dat je de tijd van je leidinggevende respecteert en zorgt ervoor dat je belangrijkste boodschappen niet verdwijnen in onnodige details. Een goed gestructureerde brief van één pagina wordt eerder helemaal gelezen en goed bewaard in je personeelsdossier.
Begin met een formele begroeting waarin je je baas bij naam noemt. Door 'Beste meneer' of 'Beste mevrouw' te zeggen en dan hun achternaam te noemen, houd je een beetje afstand en laat je zien dat je ze respecteert. Vermijd informele begroetingen of aanspreken met alleen de voornaam, tenzij je werkplekcultuur dit soort informaliteit echt toestaat.
Schrijf een duidelijke openingszin
Begin met een duidelijke zin die meteen duidelijk maakt wat je van plan bent: "Hierbij laat ik je officieel weten dat ik ontslag neem als marketingcoördinator." Deze aanpak voorkomt verwarring en komt meteen ter zake, wat je drukke leidinggevende zeker zal waarderen.
Zeg duidelijk wanneer je laatste werkdag is, meestal twee weken na de datum van de brief. Bijvoorbeeld: "Mijn laatste werkdag is 1 april 2024." Wees duidelijk over data in plaats van dingen te zeggen als 'over twee weken', want dat kan verschillend worden opgevat, afhankelijk van wanneer de brief wordt gelezen.
Gebruik geen vage taal of onduidelijke data die voor verwarring kunnen zorgen over wanneer je precies vertrekt. Je baas heeft duidelijke info nodig om je vervanging te regelen en ervoor te zorgen dat alles gewoon doorloopt. Als je duidelijk laat weten wanneer je laatste werkdag is, laat je zien dat je rekening houdt met de werkstroom.
Geef wat achtergrondinfo over je beslissing
Houd je uitleg kort en positief, en focus op toekomstige kansen in plaats van op huidige ontevredenheden. Zinnen als 'een nieuwe kans aangrijpen' of 'carrière maken' geven context zonder te veel te focussen op de negatieve kanten van je huidige baan.
Vermijd gedetailleerde klachten of negatieve opmerkingen over het bedrijf, het management of de werkomstandigheden. Onthoud dat deze ontslagbrief in je permanente personeelsdossier komt en kan worden gedeeld met HR, het management of toekomstige referentiecontacten. Door positief te blijven, zorg je ervoor dat je goede naam als professional intact blijft.
Focus op je toekomstige groei en carrièredoelen in plaats van op problemen met je huidige baan. Deze aanpak laat zien dat je volwassen bent en vooruit denkt, terwijl je mogelijke conflicten of beschadigde relaties vermijdt. Bewaar gedetailleerde feedback over werkgerelateerde kwesties voor je exitgesprek, waar zulke discussies beter passen.
Laat zien dat je het echt waardeert
Bedank je baas voor specifieke kansen zoals professionele ontwikkelingsprogramma's, mentorrelaties of uitdagende projecten die hebben bijgedragen aan je carrièregroei. Specifieke dankbaarheid voelt oprechter dan algemene waardering en laat zien dat je de tijd die je bij de organisatie hebt doorgebracht, echt hebt gewaardeerd.
Vertel over leuke dingen die je hebt meegemaakt, zoals samenwerken met getalenteerde collega's, nieuwe vaardigheden leren of meewerken aan succesvolle projecten. Zelfs als het op het werk even tegenzit, laat je door het vinden van echte positieve punten zien dat je emotioneel intelligent en professioneel bent, en dat zullen je collega's onthouden.
Zeg even gedag tegen de steun die je hebt gekregen tijdens lastige projecten of persoonlijke dingen. Als je baas je wat flexibiliteit gaf tijdens familieproblemen of je hielp met je professionele ontwikkeling door trainingen of conferenties, dan kan het laten zien dat je dit waardeert je werkrelaties echt versterken.
Ontslagbrief-sjablonen voor verschillende situaties
Als je sjablonen voor ontslagbrieven hebt, kun je je communicatie goed opzetten voor verschillende situaties. Deze voorbeelden bieden kaders die je kunt aanpassen aan je specifieke situatie, terwijl je ervoor zorgt dat je alle noodzakelijke onderdelen meeneemt.
Standaard sjabloon voor een opzegtermijn van twee weken
[Je naam]
[Je adres]
[Plaats, Provincie, Postcode]
[E-mailadres]
[Telefoonnummer]
[Datum]
[Naam van je leidinggevende]
[Functietitel]
[Naam bedrijf]
[Bedrijfsadres]
[Plaats, Provincie, Postcode]
Hey [naam van je leidinggevende],
Hierbij laat ik je weten dat ik ontslag neem als [je functietitel] bij [bedrijfsnaam]. Mijn laatste werkdag is [datum - meestal twee weken na het indienen van dit bericht].
Deze beslissing was niet makkelijk, want ik heb echt genoten van het werken met het hele team en ben dankbaar voor de kansen die [Bedrijfsnaam] me heeft gegeven om mezelf te ontwikkelen. Deze ervaring is echt super waardevol geweest voor het ontwikkelen van mijn vaardigheden en het bereiken van mijn carrièredoelen.
In de tijd die ik nog heb, ga ik ervoor zorgen dat de overgang soepel verloopt. Ik ga alle lopende projecten afmaken, mijn bestanden netjes ordenen zodat je er makkelijk bij kunt, en ik help graag met het inwerken van mijn vervanger of het documenteren van processen als dat nodig is.
Bedankt voor je begrip en voor de leuke ervaringen die ik hier heb opgedaan. Ik kijk ernaar uit om een goede werkrelatie met het team te houden.
Groetjes,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Dit sjabloon is geschikt voor de meeste standaard ontslagsituaties waarin je tijdig je ontslag indient en op goede voet vertrekt. Het houdt een positieve toon aan en laat tegelijkertijd duidelijk weten wanneer je vertrekt en dat je je best doet om alles soepel over te dragen.
Nieuw sjabloon voor vacatures
[Standaard koptekstformaat]
Hey [naam van je leidinggevende],
Ik laat je even weten dat ik ontslag neem als [je functie] bij [bedrijfsnaam]. Ik heb een nieuwe baan aangenomen die een supergave kans is voor mijn carrière en goed past bij wat ik op de lange termijn wil bereiken. Mijn laatste werkdag is [Datum].
Deze beslissing was best lastig, omdat ik het bij [Bedrijfsnaam] echt naar mijn zin had. Ik heb vooral [specifiek positief aspect, zoals mentorschap, teamsamenwerking of betrokkenheid bij projecten] gewaardeerd. De vaardigheden en ervaring die ik hier heb opgedaan, hebben echt geholpen bij mijn professionele ontwikkeling.
Ik doe mijn best om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt tijdens mijn opzegtermijn. Ik ga ervoor om mijn huidige projecten af te ronden, gedetailleerde overdrachtsdocumentatie te maken en te helpen bij het inwerken van degene die mijn taken gaat overnemen.
Bedankt voor de kansen die je me hebt gegeven om te groeien in mijn carrière en voor alle steun die je me hebt gegeven. Ik hoop dat we onze professionele relatie kunnen blijven houden terwijl ik verder ga met mijn carrière.
Met vriendelijke groet,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Dit sjabloon is perfect als je weggaat voor een nieuwe baan. Het erkent de goede dingen van je huidige baan en legt tegelijkertijd uit waarom je verder wilt groeien in je carrière.
Sjabloon voor ontslag op korte termijn
[Standaard koptekstformaat]
Hey [naam van je leidinggevende],
Hierbij zeg ik officieel mijn baan als [Je functietitel] bij [Bedrijfsnaam] op. Vanwege [korte, professionele reden] is mijn laatste werkdag [datum - minder dan twee weken].
Sorry dat ik niet de standaard twee weken van tevoren kan laten weten dat ik wegga. Ik snap dat dit wat ongemak kan geven, en ik doe er alles aan om ervoor te zorgen dat het team en de lopende projecten zo min mogelijk hinder ondervinden.
In de tijd die ik nog heb, ga ik me vooral richten op het afronden van dringende taken en het maken van gedetailleerde overdrachtsnotities voor mijn verantwoordelijkheden. Ik ben ook beschikbaar om op afstand te helpen na mijn vertrek als dat nodig is om vragen over lopende projecten te beantwoorden.
Ik ben blij met de kansen die ik bij [bedrijfsnaam] heb gekregen en vind het jammer dat ik zo snel moet vertrekken. Bedankt voor je geduld tijdens deze overgang.
Groetjes,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Gebruik dit sjabloon als je door omstandigheden eerder weg moet dan de standaard opzegtermijn. Het erkent het ongemak en laat zien dat je er alles aan doet om de overlast zo klein mogelijk te houden.
Sjabloon voor carrièreswitch of bijscholing
[Standaard koptekstformaat]
Hey [naam van je leidinggevende],
Ik laat je even weten dat ik ontslag neem als [je functietitel] bij [bedrijfsnaam]. Na goed nadenken heb ik besloten om [verder te studeren/mijn eigen bedrijf te starten/van baan te veranderen]. Mijn laatste werkdag is [Datum].
Deze beslissing is echt een grote stap in mijn persoonlijke en professionele ontwikkeling. De ervaring en vaardigheden die ik bij [bedrijfsnaam] heb opgedaan, zijn super waardevol geweest om me voor te bereiden op deze volgende stap in mijn carrière.
Gezien hoe deze overgang gaat, kan ik [indien van toepassing een langere opzegtermijn] geven om ervoor te zorgen dat mijn taken goed worden overgedragen. Ik ga hard werken om de huidige projecten af te ronden en alles goed te documenteren voor degene die mijn taken overneemt.
Ik wil jullie heel erg bedanken voor de steun, begeleiding en kansen voor mijn carrière die ik hier heb gekregen. Ik hoop dat ik goede contacten met het team kan houden terwijl ik aan dit nieuwe avontuur begin.
Bedankt voor je begrip en steun.
Met vriendelijke groet,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Dit sjabloon is handig als je vertrek te maken heeft met persoonlijke groei, opleiding of een grote carrièrestap, in plaats van dat je gewoon niet blij bent met je huidige baan.
Wat je niet in je ontslagbrief moet zetten
Weten wat je moet vermijden in je ontslagbrief is net zo belangrijk als weten wat je erin moet zetten. Sommige dingen kunnen je werkrelaties verpesten, juridische problemen veroorzaken of bruggen verbranden die je toekomstige carrièrekansen kunnen beïnvloeden.
Vermijd gedetailleerde klachten over het management, collega's of het bedrijfsbeleid. Hoewel je misschien terechte zorgen hebt over dingen op je werk, is je ontslagbrief niet de juiste plek om je klachten te uiten. Deze klachten worden op je permanente personeelsdossier gezet en kunnen met andere collega's worden gedeeld of worden genoemd als iemand in de toekomst belt om je te controleren voor een nieuwe baan.
Zeg in je brief niks over ontevredenheid over je salaris, slechte werkomstandigheden of conflicten op het werk. Zelfs als deze dingen een rol hebben gespeeld bij je beslissing om weg te gaan, kan het onprofessioneel overkomen als je ze in je officiële ontslagbrief zet. Het kan er ook voor zorgen dat het management defensief reageert. Bespreek deze punten tijdens je exitgesprek als je feedback wilt geven.
Vermijd emotionele taal of beschuldigingen die de spanning kunnen verhogen of relaties kunnen schaden. Zinnen als "Ik kan niet verdragen" of "het falen van het bedrijf om" zorgen voor een vijandige toon die niet echt iets oplevert. Onthoud dat je doel is om goede professionele relaties te houden voor mogelijke toekomstige referenties of netwerkmogelijkheden.
Gebruik geen dreigende taal of stel geen ultimatums die je vertrek moeilijker kunnen maken. Zinnen als "tenzij er veranderingen worden doorgevoerd" of "als er niets aan mijn zorgen wordt gedaan" maken van je ontslag meer een onderhandeling dan een professionele mededeling. Als je openstaat voor een verblijf onder andere omstandigheden, bespreek dat dan apart van je ontslagbrief.
Zet geen persoonlijke info in je ontslagbrief die niks met je werk te maken heeft. Details over familieproblemen, gezondheidsproblemen of persoonlijke conflicten moeten privé blijven, tenzij ze direct invloed hebben op je vermogen om je opzegtermijn af te maken. Te veel persoonlijke info delen kan collega's ongemakkelijk maken en doet afbreuk aan hoe professioneel je ontslag overkomt.
Onthoud dat ontslagbrieven voor altijd bewaard worden en kunnen worden gedeeld met HR-afdelingen, het management of zelfs toekomstige werkgevers als ze referenties checken. Alles wat je schrijft, moet passen bij het professionele imago dat je tijdens je hele carrière wilt hebben.
Tips voor timing en levering
Het moment en de manier waarop je je ontslagbrief indient, kunnen een grote invloed hebben op hoe je vertrek wordt ontvangen en afgehandeld. Strategische timing houdt rekening met de operationele behoeften van je werkgever en laat zien dat je professioneel bent.
Plan even een privé-gesprek met je baas voordat je je ontslagbrief indient. Door dit gesprek in levenden lijve kun je je beslissing persoonlijk uitleggen en laat je zien dat je je collega's respecteert. Door eerst een gesprek te voeren, voorkom je ook dat je baas zomaar uit het niets een formele brief krijgt.
Stuur je brief op dinsdag, woensdag of donderdag, zodat we de overgang goed kunnen plannen. Doe je ontslag niet in op maandag, want dan is je baas misschien nog bezig met dingen van het weekend, of op vrijdag, want dan kan hij of zij misschien niet meteen reageren op belangrijke zaken voor de volgende week. Als je het halverwege de week indient, is dat het beste moment voor een goed gesprek over je vertrek.
Lever een gedrukte brief persoonlijk af tijdens kantooruren voor belangrijke functies of als je een goede werkrelatie hebt met je leidinggevende. Het persoonlijk afgeven van een document laat zien dat je het serieus neemt en zorgt ervoor dat je baas je ontslagbrief direct van jou krijgt, in plaats van via e-mail of andere collega's.
Stuur het via e-mail met leesbevestiging als je op afstand werkt of als het echt snel moet. Als je op afstand werkt of je baas vaak op reis is, is e-mail misschien handiger. Voeg de ontslagbrief toe als pdf-bijlage om de opmaak te behouden en het er professioneel uit te laten zien.
Bewaar een kopie van je ontslagbrief voor je eigen administratie en voor als je die later nog nodig hebt. Deze papieren kunnen belangrijk zijn voor je werkloosheidsuitkering, voor juridische doeleinden of gewoon voor je eigen werkgeschiedenis. Bewaar je kopie op een veilige plek, samen met andere belangrijke werkdocumenten.
Wees erop voorbereid dat je misschien meteen moet vertrekken als het bedrijfsbeleid dat vraagt. Sommige bedrijven, vooral in de financiële sector, de technologiesector of concurrerende sectoren, kunnen vertrekkende werknemers vragen om direct na het indienen van hun ontslagbrief te vertrekken. Zorg dat je persoonlijke spullen op orde zijn en dat je bedrijfseigendommen kunt inleveren als je wordt gevraagd om dezelfde dag nog te vertrekken.
Het ontslaggesprek regelen
Het gesprek over je ontslag is vaak belangrijker dan de brief zelf. Hoe je dit gesprek aanpakt, kan bepalen of je op een positieve manier vertrekt of dat je onnodige spanning creëert tijdens je overgangsperiode.
Vertel het eerst aan je directe leidinggevende voordat je het aan collega's of teamleden vertelt. Je baas mag nooit via roddels op kantoor of van andere collega's horen dat je ontslag hebt genomen. Deze professionele beleefdheid houdt de hiërarchie in stand en laat zien dat je je collega's respecteert. Plan dit gesprek privé, het liefst in het kantoor van je leidinggevende of in een vergaderruimte waar je niet gestoord wordt.
Bereid je voor op mogelijke tegenvoorstellen door van tevoren duidelijk te maken wat je besluit is. Veel werkgevers proberen waardevolle werknemers te behouden door een hoger salaris, extra voordelen of andere verantwoordelijkheden aan te bieden. Bepaal van tevoren of je openstaat voor onderhandelingen of dat je besluit definitief is, en maak dit duidelijk tijdens je gesprek.
Bespreek het tijdschema voor de overgang en kijk welke belangrijke projecten moeten worden overgedragen. Gebruik dit gesprek om je huidige verantwoordelijkheden te bespreken en te kijken welke projecten tijdens je opzegtermijn meteen aandacht nodig hebben. Deze gezamenlijke aanpak van de overgangsplanning laat zien dat je je best doet om je werkgever in een goede positie achter te laten.
Bied aan om processen te documenteren en je vervanger op te leiden tijdens de tijd die je nog hebt. Specifieke dingen zoals het maken van procesdocumentatie, trainingsmateriaal of sessies om kennis over te dragen laten zien dat je proactief nadenkt over de overgang. Dit aanbod moet overeenkomen met wat je al in je ontslagbrief hebt gezegd.
Blijf professioneel, zelfs als je baas niet blij is dat je weggaat. Sommige leidinggevenden kunnen teleurgesteld, gefrustreerd of zelfs boos zijn over je ontslag. Blijf rustig, blijf bij de feiten en laat je niet meeslepen door emotionele reacties of verdedigende argumenten over je beslissing.
Richt het gesprek op een soepele overgang in plaats van te blijven hangen bij je redenen om te vertrekken. Hoewel je leidinggevende misschien nieuwsgierig is naar je motivatie, kun je het gesprek beter richten op praktische zaken zoals de overdracht van projecten, opleidingsbehoeften en tijdschema's. Bewaar gedetailleerde uitleg over je beslissing voor het exitgesprek als je besluit om daaraan deel te nemen.
Laatste stappen na het indienen van je ontslag
Je professionele verantwoordelijkheden houden niet op als je je ontslagbrief indient. De laatste weken van je baan zijn superbelangrijk om je reputatie goed te houden en om goede relaties te behouden die je toekomstige carrière kunnen helpen.
Zorg dat je alle lopende projecten afmaakt en zet je bestanden zo dat je opvolger er makkelijk bij kan. Maak een uitgebreide overdracht met updates over de projectstatus, belangrijke contacten, wachtwoorden (indien nodig) en gedetailleerde notities over lopende initiatieven. Deze organisatie laat zien dat ze professioneel zijn en rekening houden met degene die jouw taken gaat overnemen.
Geef alle spullen van het bedrijf terug, zoals laptops, sleutels, ID-badges, creditcards en andere apparatuur of materialen. Maak dit proces makkelijk door deze dingen van tevoren te verzamelen en ze op een overzichtelijke manier aan HR of je leidinggevende te geven. Bewaar bonnetjes of documentatie van geretourneerde artikelen voor je eigen veiligheid.
Maak gedetailleerde overdrachtsnotities met wachtwoorden, contactgegevens en updates over de projectstatus. Deze documenten moeten zo duidelijk zijn dat iemand die je werk niet kent, je taken kan snappen en je werk kan doen. Zet er ook info in over relaties met leveranciers, wat klanten graag willen en alle kennis van de organisatie die misschien niet ergens anders staat.
Werk je LinkedIn-profiel en cv bij met wat je hebt bereikt in je huidige baan voordat je vertrekt. Zolang je nog toegang hebt tot bedrijfsinfo en je prestaties nog vers in je geheugen liggen, leg je bijdragen en successen vast. Deze voorbereiding is super handig voor als je later een nieuwe baan zoekt en om te netwerken.
Vraag je bazen en collega's om LinkedIn-aanbevelingen voordat je vertrekt. Mensen zijn eerder geneigd om een goed doordachte aanbeveling te schrijven als je bijdragen nog vers in hun geheugen liggen en je nog regelmatig contact hebt. Deze aanbevelingen zijn echt waardevolle aanbevelingen voor je professionele profiel.
Doe mee aan je exitgesprek als dat wordt aangeboden en geef opbouwende feedback over je ervaringen. Dit gesprek is je kans om ideeën te delen over de bedrijfscultuur, processen of het management die kunnen helpen om de organisatie te verbeteren. Houd feedback constructief en professioneel, en focus op structurele kwesties in plaats van persoonlijke klachten.
Houd contact met je collega's door af en toe even bij te praten. Stuur af en toe updates over je nieuwe baan of dingen over de branche die je oude collega's misschien wel interessant vinden. Deze contacten die je blijft onderhouden, leiden vaak tot nieuwe kansen, aanbevelingen of samenwerkingsprojecten.
Blijf ook na je vertrek je dankbaarheid tonen door bedankbriefjes te sturen naar je mentoren, collega's die je hebben geholpen of leidinggevenden die hebben bijgedragen aan je professionele ontwikkeling. Deze gebaren worden onthouden en zorgen ervoor dat je een positieve indruk achterlaat, wat je toekomstige netwerkinspanningen ten goede komt.
Hoe je je ontslag regelt, bepaalt hoe je herinnerd wordt bij je huidige bedrijf en kan een grote invloed hebben op je professionele reputatie. Een goed geschreven professionele ontslagbrief, op het juiste moment en met respect, zorgt ervoor dat je op een positieve manier vertrekt en waardevolle professionele relaties behoudt.
Onthoud dat ontslag vaak het begin is van nieuwe kansen en niet alleen het einde van een huidige baan. Door deze tips te volgen en de juiste sjablonen voor ontslagbrieven te gebruiken, kun je deze belangrijke carrièrestap met zelfvertrouwen en professionaliteit maken. Of je nu een nieuwe baan zoekt, van carrière wilt veranderen of jezelf wilt ontwikkelen, als je je vertrek op een professionele manier regelt, kun je deuren openen voor toekomstig succes en de werkrelaties behouden die onze carrières zin geven.
Neem de tijd om je ontslagbrief goed te schrijven, waarbij je zowel je directe behoeften als je carrièredoelen voor de lange termijn in gedachten houdt. De moeite die je in dit proces steekt, loont echt de moeite in de vorm van goede relaties, positieve referenties en een professionele reputatie die je tijdens je hele carrière van pas komt.
Veelgestelde vragen
Praat over veelvoorkomende zorgen over het ontslagproces om ervoor te zorgen dat je keuzes maakt die je carrière veiligstellen.
Hoe lang van tevoren moet ik mijn huidige baas op de hoogte stellen?
Check je arbeidscontract voor specifieke vereisten. De meeste bedrijven denken dat 2 tot 4 weken genoeg is, maar voor hogere functies kan het zijn dat je langer van tevoren moet laten weten dat je weggaat.
Moet ik mijn nieuwe baan noemen in mijn ontslagbrief?
Even zeggen dat je een nieuwe baan hebt, is prima, maar ga niet te veel in detail, want dat kan je overstap lastiger maken.
Wat als ik meteen moet stoppen?
Gebruik ons sjabloon voor onmiddellijk ontslag, terwijl je je werkgever nog steeds formeel op de hoogte stelt en aanbiedt om waar mogelijk te helpen bij het overdrachtsproces.
Hoe pak ik het exitgesprek aan?
Houd dezelfde professionele toon aan als in je ontslagbrief en focus op positieve ervaringen en carrièredoelen in plaats van op negatieve feedback.
Kan ik via e-mail ontslag nemen?
Hoewel het bij veel bedrijven oké is, zorgt een formele schriftelijke ontslagbrief voor een beter officieel bewijs en laat het zien dat je het werk serieus neemt.
Hoe schrijf je een goede ontslagbrief: een complete gids met voorbeelden
Je baan opzeggen is een van de belangrijkste beslissingen die je in je carrière neemt, en hoe je dit aanpakt, kan jarenlang invloed hebben op je professionele reputatie. Of je nu een nieuwe baan zoekt, van carrière verandert of verhuist, het is super belangrijk om een goed geschreven ontslagbrief in te dienen om een goede band te houden met je huidige baas en collega's.
Een professionele ontslagbrief is een formele manier om te laten weten dat je weg wilt, terwijl je respect toont voor je baas en het overgangsproces. Deze complete gids laat je zien wat je moet weten om een goede ontslagbrief te schrijven, van de belangrijkste onderdelen tot het juiste moment, inclusief sjablonen voor verschillende situaties.
Wat is een ontslagbrief en waarom heb je er een nodig?
Een ontslagbrief is een officieel document waarmee je je baas laat weten dat je weg wilt bij je werk. Deze schriftelijke kennisgeving heeft meerdere belangrijke doelen, meer dan alleen maar je vertrek aankondigen.
Allereerst zorgen ontslagbrieven ervoor dat je vertrekdatum officieel vastgelegd wordt en dat er een officieel document is voor de HR-administratie. Als je een ontslagbrief schrijft, geef je een formele kennisgeving die zowel jou als je werkgever beschermt door duidelijk je laatste werkdag te vermelden. Deze papieren zijn vooral belangrijk als er later vragen komen over je werkgeschiedenis of of je in aanmerking komt voor uitkeringen.
Zelfs als je bedrijf geen schriftelijke ontslagbrief nodig heeft, laat het versturen van zo'n brief zien dat je professioneel en beleefd bent. Volgens experts op het gebied van arbeidsrecht moet je bij ongeveer 80% van de arbeidscontracten voor vaste banen schriftelijk je ontslag indienen. Dit is dus eigenlijk de standaard in de meeste sectoren.
De brief helpt om goede relaties te houden voor later en om te netwerken. Je ontslagbrief wordt een deel van je vaste personeelsdossier, en als je op een positieve manier vertrekt, kan dat echt invloed hebben op hoe je oude collega's en leidinggevenden je herinneren. Deze goede indruk kan leiden tot waardevolle aanbevelingen, nieuwe contacten en zelfs toekomstige kansen op een baan.
Het belangrijkste is dat een ontslagbrief duidelijkheid geeft over je laatste werkdag en je opzegtermijn. Het is normaal dat je twee weken van tevoren laat weten dat je weggaat vanaf de datum dat je je ontslag indient, maar voor sommige banen moet je misschien eerder iets laten weten, afhankelijk van je arbeidscontract of het beleid van het bedrijf. Deze duidelijkheid helpt je baas om je vertrek goed te plannen en zorgt voor een soepel overgangsproces.
Wat je echt moet hebben in elk ontslagbriefje
Elke goede ontslagbrief moet bepaalde dingen hebben die hem professioneel, duidelijk en compleet maken. Als je deze belangrijke dingen snapt, kun je een ontslagbrief schrijven die goed werkt en je professionele reputatie niet in de weg staat.
De koptekst moet de datum van vandaag bevatten, in de vorm van maand, dag en jaar (bijvoorbeeld 15 maart 2024), samen met je contactgegevens en bedrijfsinformatie. Dit formele zakelijke briefformaat maakt het document officieel en geeft de nodige info voor de administratie van je baas.
Je formele begroeting moet gericht zijn aan je directe leidinggevende of manager, met vermelding van zijn of haar naam. Gebruik professionele begroetingen zoals 'Beste meneer Smith' of 'Beste mevrouw Johnson' in plaats van informele begroetingen. Als je niet zeker weet aan wie je je vraag moet richten, kijk dan even in je arbeidscontract of vraag het aan de HR-afdeling.
De eerste alinea moet een duidelijke ontslagverklaring bevatten waarin je je functietitel en de laatste werkdag vermeldt. Bijvoorbeeld: "Hierbij laat ik je weten dat ik ontslag neem als marketingcoördinator bij ABC Company. Mijn laatste werkdag is 1 april 2024. Deze directe aanpak zorgt ervoor dat er geen twijfel bestaat over wat je van plan bent en wanneer je dat wilt doen.
Het is niet verplicht om een korte reden voor je vertrek te geven, maar het is wel handig om wat context te geven. Je zou kunnen zeggen: "een nieuwe kans aangrijpen die past bij mijn carrièredoelen" of "me verder ontwikkelen". Houd deze uitleg positief en professioneel, en vermijd negatieve opmerkingen over je huidige functie of bedrijf.
Laat weten dat je dankbaar bent voor de kansen en ervaringen die je tijdens je werk hebt opgedaan. Dit laat zien dat je waardering hebt voor de tijd die je bij het bedrijf hebt doorgebracht en helpt om goede relaties te houden. Zelfs als het werk lastig is, laat het zien dat je volwassen en professioneel bent als je dingen kunt waarderen.
Bied aan om te helpen bij de overgang en je vervanger in te werken. Dit laat zien dat je rekening houdt met je baas en collega's die je taken gaan overnemen nadat je weg bent. Specifieke aanbiedingen zoals "Ik ben vastbesloten om lopende projecten af te ronden en gedetailleerde overdrachtsdocumentatie te verstrekken" laten zien dat je professioneel bent.
Sluit af met een professionele afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Hoogachtend', gevolgd door je handtekening en je naam in blokletters. Deze formele afsluiting houdt vast aan de stijl van een zakelijke brief en zorgt voor een duidelijke afsluiting van je ontslagbrief.
Stapsgewijze handleiding voor het schrijven van je ontslagbrief
Het schrijven van een ontslagbrief hoeft niet ingewikkeld te zijn als je het op een systematische manier aanpakt. Deze stap-voor-stap handleiding helpt je om een professioneel document te maken dat duidelijk maakt wat je wilt, terwijl je goede relaties blijft houden.
Begin met professioneel opmaken
Begin met het standaardformaat voor zakelijke brieven, met je adres en de huidige datum bovenaan de pagina. Zet de bedrijfsnaam, de naam en functie van je leidinggevende en het adres van het bedrijf onder je gegevens. Door deze opmaak zie je meteen dat het document een formele zakelijke brief is.
Houd je brief maximaal één pagina lang. Kort en duidelijk communiceren laat zien dat je de tijd van je leidinggevende respecteert en zorgt ervoor dat je belangrijkste boodschappen niet verdwijnen in onnodige details. Een goed gestructureerde brief van één pagina wordt eerder helemaal gelezen en goed bewaard in je personeelsdossier.
Begin met een formele begroeting waarin je je baas bij naam noemt. Door 'Beste meneer' of 'Beste mevrouw' te zeggen en dan hun achternaam te noemen, houd je een beetje afstand en laat je zien dat je ze respecteert. Vermijd informele begroetingen of aanspreken met alleen de voornaam, tenzij je werkplekcultuur dit soort informaliteit echt toestaat.
Schrijf een duidelijke openingszin
Begin met een duidelijke zin die meteen duidelijk maakt wat je van plan bent: "Hierbij laat ik je officieel weten dat ik ontslag neem als marketingcoördinator." Deze aanpak voorkomt verwarring en komt meteen ter zake, wat je drukke leidinggevende zeker zal waarderen.
Zeg duidelijk wanneer je laatste werkdag is, meestal twee weken na de datum van de brief. Bijvoorbeeld: "Mijn laatste werkdag is 1 april 2024." Wees duidelijk over data in plaats van dingen te zeggen als 'over twee weken', want dat kan verschillend worden opgevat, afhankelijk van wanneer de brief wordt gelezen.
Gebruik geen vage taal of onduidelijke data die voor verwarring kunnen zorgen over wanneer je precies vertrekt. Je baas heeft duidelijke info nodig om je vervanging te regelen en ervoor te zorgen dat alles gewoon doorloopt. Als je duidelijk laat weten wanneer je laatste werkdag is, laat je zien dat je rekening houdt met de werkstroom.
Geef wat achtergrondinfo over je beslissing
Houd je uitleg kort en positief, en focus op toekomstige kansen in plaats van op huidige ontevredenheden. Zinnen als 'een nieuwe kans aangrijpen' of 'carrière maken' geven context zonder te veel te focussen op de negatieve kanten van je huidige baan.
Vermijd gedetailleerde klachten of negatieve opmerkingen over het bedrijf, het management of de werkomstandigheden. Onthoud dat deze ontslagbrief in je permanente personeelsdossier komt en kan worden gedeeld met HR, het management of toekomstige referentiecontacten. Door positief te blijven, zorg je ervoor dat je goede naam als professional intact blijft.
Focus op je toekomstige groei en carrièredoelen in plaats van op problemen met je huidige baan. Deze aanpak laat zien dat je volwassen bent en vooruit denkt, terwijl je mogelijke conflicten of beschadigde relaties vermijdt. Bewaar gedetailleerde feedback over werkgerelateerde kwesties voor je exitgesprek, waar zulke discussies beter passen.
Laat zien dat je het echt waardeert
Bedank je baas voor specifieke kansen zoals professionele ontwikkelingsprogramma's, mentorrelaties of uitdagende projecten die hebben bijgedragen aan je carrièregroei. Specifieke dankbaarheid voelt oprechter dan algemene waardering en laat zien dat je de tijd die je bij de organisatie hebt doorgebracht, echt hebt gewaardeerd.
Vertel over leuke dingen die je hebt meegemaakt, zoals samenwerken met getalenteerde collega's, nieuwe vaardigheden leren of meewerken aan succesvolle projecten. Zelfs als het op het werk even tegenzit, laat je door het vinden van echte positieve punten zien dat je emotioneel intelligent en professioneel bent, en dat zullen je collega's onthouden.
Zeg even gedag tegen de steun die je hebt gekregen tijdens lastige projecten of persoonlijke dingen. Als je baas je wat flexibiliteit gaf tijdens familieproblemen of je hielp met je professionele ontwikkeling door trainingen of conferenties, dan kan het laten zien dat je dit waardeert je werkrelaties echt versterken.
Ontslagbrief-sjablonen voor verschillende situaties
Als je sjablonen voor ontslagbrieven hebt, kun je je communicatie goed opzetten voor verschillende situaties. Deze voorbeelden bieden kaders die je kunt aanpassen aan je specifieke situatie, terwijl je ervoor zorgt dat je alle noodzakelijke onderdelen meeneemt.
Standaard sjabloon voor een opzegtermijn van twee weken
[Je naam]
[Je adres]
[Plaats, Provincie, Postcode]
[E-mailadres]
[Telefoonnummer]
[Datum]
[Naam van je leidinggevende]
[Functietitel]
[Naam bedrijf]
[Bedrijfsadres]
[Plaats, Provincie, Postcode]
Hey [naam van je leidinggevende],
Hierbij laat ik je weten dat ik ontslag neem als [je functietitel] bij [bedrijfsnaam]. Mijn laatste werkdag is [datum - meestal twee weken na het indienen van dit bericht].
Deze beslissing was niet makkelijk, want ik heb echt genoten van het werken met het hele team en ben dankbaar voor de kansen die [Bedrijfsnaam] me heeft gegeven om mezelf te ontwikkelen. Deze ervaring is echt super waardevol geweest voor het ontwikkelen van mijn vaardigheden en het bereiken van mijn carrièredoelen.
In de tijd die ik nog heb, ga ik ervoor zorgen dat de overgang soepel verloopt. Ik ga alle lopende projecten afmaken, mijn bestanden netjes ordenen zodat je er makkelijk bij kunt, en ik help graag met het inwerken van mijn vervanger of het documenteren van processen als dat nodig is.
Bedankt voor je begrip en voor de leuke ervaringen die ik hier heb opgedaan. Ik kijk ernaar uit om een goede werkrelatie met het team te houden.
Groetjes,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Dit sjabloon is geschikt voor de meeste standaard ontslagsituaties waarin je tijdig je ontslag indient en op goede voet vertrekt. Het houdt een positieve toon aan en laat tegelijkertijd duidelijk weten wanneer je vertrekt en dat je je best doet om alles soepel over te dragen.
Nieuw sjabloon voor vacatures
[Standaard koptekstformaat]
Hey [naam van je leidinggevende],
Ik laat je even weten dat ik ontslag neem als [je functie] bij [bedrijfsnaam]. Ik heb een nieuwe baan aangenomen die een supergave kans is voor mijn carrière en goed past bij wat ik op de lange termijn wil bereiken. Mijn laatste werkdag is [Datum].
Deze beslissing was best lastig, omdat ik het bij [Bedrijfsnaam] echt naar mijn zin had. Ik heb vooral [specifiek positief aspect, zoals mentorschap, teamsamenwerking of betrokkenheid bij projecten] gewaardeerd. De vaardigheden en ervaring die ik hier heb opgedaan, hebben echt geholpen bij mijn professionele ontwikkeling.
Ik doe mijn best om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt tijdens mijn opzegtermijn. Ik ga ervoor om mijn huidige projecten af te ronden, gedetailleerde overdrachtsdocumentatie te maken en te helpen bij het inwerken van degene die mijn taken gaat overnemen.
Bedankt voor de kansen die je me hebt gegeven om te groeien in mijn carrière en voor alle steun die je me hebt gegeven. Ik hoop dat we onze professionele relatie kunnen blijven houden terwijl ik verder ga met mijn carrière.
Met vriendelijke groet,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Dit sjabloon is perfect als je weggaat voor een nieuwe baan. Het erkent de goede dingen van je huidige baan en legt tegelijkertijd uit waarom je verder wilt groeien in je carrière.
Sjabloon voor ontslag op korte termijn
[Standaard koptekstformaat]
Hey [naam van je leidinggevende],
Hierbij zeg ik officieel mijn baan als [Je functietitel] bij [Bedrijfsnaam] op. Vanwege [korte, professionele reden] is mijn laatste werkdag [datum - minder dan twee weken].
Sorry dat ik niet de standaard twee weken van tevoren kan laten weten dat ik wegga. Ik snap dat dit wat ongemak kan geven, en ik doe er alles aan om ervoor te zorgen dat het team en de lopende projecten zo min mogelijk hinder ondervinden.
In de tijd die ik nog heb, ga ik me vooral richten op het afronden van dringende taken en het maken van gedetailleerde overdrachtsnotities voor mijn verantwoordelijkheden. Ik ben ook beschikbaar om op afstand te helpen na mijn vertrek als dat nodig is om vragen over lopende projecten te beantwoorden.
Ik ben blij met de kansen die ik bij [bedrijfsnaam] heb gekregen en vind het jammer dat ik zo snel moet vertrekken. Bedankt voor je geduld tijdens deze overgang.
Groetjes,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Gebruik dit sjabloon als je door omstandigheden eerder weg moet dan de standaard opzegtermijn. Het erkent het ongemak en laat zien dat je er alles aan doet om de overlast zo klein mogelijk te houden.
Sjabloon voor carrièreswitch of bijscholing
[Standaard koptekstformaat]
Hey [naam van je leidinggevende],
Ik laat je even weten dat ik ontslag neem als [je functietitel] bij [bedrijfsnaam]. Na goed nadenken heb ik besloten om [verder te studeren/mijn eigen bedrijf te starten/van baan te veranderen]. Mijn laatste werkdag is [Datum].
Deze beslissing is echt een grote stap in mijn persoonlijke en professionele ontwikkeling. De ervaring en vaardigheden die ik bij [bedrijfsnaam] heb opgedaan, zijn super waardevol geweest om me voor te bereiden op deze volgende stap in mijn carrière.
Gezien hoe deze overgang gaat, kan ik [indien van toepassing een langere opzegtermijn] geven om ervoor te zorgen dat mijn taken goed worden overgedragen. Ik ga hard werken om de huidige projecten af te ronden en alles goed te documenteren voor degene die mijn taken overneemt.
Ik wil jullie heel erg bedanken voor de steun, begeleiding en kansen voor mijn carrière die ik hier heb gekregen. Ik hoop dat ik goede contacten met het team kan houden terwijl ik aan dit nieuwe avontuur begin.
Bedankt voor je begrip en steun.
Met vriendelijke groet,
[Je handtekening]
[Je naam in blokletters]
Dit sjabloon is handig als je vertrek te maken heeft met persoonlijke groei, opleiding of een grote carrièrestap, in plaats van dat je gewoon niet blij bent met je huidige baan.
Wat je niet in je ontslagbrief moet zetten
Weten wat je moet vermijden in je ontslagbrief is net zo belangrijk als weten wat je erin moet zetten. Sommige dingen kunnen je werkrelaties verpesten, juridische problemen veroorzaken of bruggen verbranden die je toekomstige carrièrekansen kunnen beïnvloeden.
Vermijd gedetailleerde klachten over het management, collega's of het bedrijfsbeleid. Hoewel je misschien terechte zorgen hebt over dingen op je werk, is je ontslagbrief niet de juiste plek om je klachten te uiten. Deze klachten worden op je permanente personeelsdossier gezet en kunnen met andere collega's worden gedeeld of worden genoemd als iemand in de toekomst belt om je te controleren voor een nieuwe baan.
Zeg in je brief niks over ontevredenheid over je salaris, slechte werkomstandigheden of conflicten op het werk. Zelfs als deze dingen een rol hebben gespeeld bij je beslissing om weg te gaan, kan het onprofessioneel overkomen als je ze in je officiële ontslagbrief zet. Het kan er ook voor zorgen dat het management defensief reageert. Bespreek deze punten tijdens je exitgesprek als je feedback wilt geven.
Vermijd emotionele taal of beschuldigingen die de spanning kunnen verhogen of relaties kunnen schaden. Zinnen als "Ik kan niet verdragen" of "het falen van het bedrijf om" zorgen voor een vijandige toon die niet echt iets oplevert. Onthoud dat je doel is om goede professionele relaties te houden voor mogelijke toekomstige referenties of netwerkmogelijkheden.
Gebruik geen dreigende taal of stel geen ultimatums die je vertrek moeilijker kunnen maken. Zinnen als "tenzij er veranderingen worden doorgevoerd" of "als er niets aan mijn zorgen wordt gedaan" maken van je ontslag meer een onderhandeling dan een professionele mededeling. Als je openstaat voor een verblijf onder andere omstandigheden, bespreek dat dan apart van je ontslagbrief.
Zet geen persoonlijke info in je ontslagbrief die niks met je werk te maken heeft. Details over familieproblemen, gezondheidsproblemen of persoonlijke conflicten moeten privé blijven, tenzij ze direct invloed hebben op je vermogen om je opzegtermijn af te maken. Te veel persoonlijke info delen kan collega's ongemakkelijk maken en doet afbreuk aan hoe professioneel je ontslag overkomt.
Onthoud dat ontslagbrieven voor altijd bewaard worden en kunnen worden gedeeld met HR-afdelingen, het management of zelfs toekomstige werkgevers als ze referenties checken. Alles wat je schrijft, moet passen bij het professionele imago dat je tijdens je hele carrière wilt hebben.
Tips voor timing en levering
Het moment en de manier waarop je je ontslagbrief indient, kunnen een grote invloed hebben op hoe je vertrek wordt ontvangen en afgehandeld. Strategische timing houdt rekening met de operationele behoeften van je werkgever en laat zien dat je professioneel bent.
Plan even een privé-gesprek met je baas voordat je je ontslagbrief indient. Door dit gesprek in levenden lijve kun je je beslissing persoonlijk uitleggen en laat je zien dat je je collega's respecteert. Door eerst een gesprek te voeren, voorkom je ook dat je baas zomaar uit het niets een formele brief krijgt.
Stuur je brief op dinsdag, woensdag of donderdag, zodat we de overgang goed kunnen plannen. Doe je ontslag niet in op maandag, want dan is je baas misschien nog bezig met dingen van het weekend, of op vrijdag, want dan kan hij of zij misschien niet meteen reageren op belangrijke zaken voor de volgende week. Als je het halverwege de week indient, is dat het beste moment voor een goed gesprek over je vertrek.
Lever een gedrukte brief persoonlijk af tijdens kantooruren voor belangrijke functies of als je een goede werkrelatie hebt met je leidinggevende. Het persoonlijk afgeven van een document laat zien dat je het serieus neemt en zorgt ervoor dat je baas je ontslagbrief direct van jou krijgt, in plaats van via e-mail of andere collega's.
Stuur het via e-mail met leesbevestiging als je op afstand werkt of als het echt snel moet. Als je op afstand werkt of je baas vaak op reis is, is e-mail misschien handiger. Voeg de ontslagbrief toe als pdf-bijlage om de opmaak te behouden en het er professioneel uit te laten zien.
Bewaar een kopie van je ontslagbrief voor je eigen administratie en voor als je die later nog nodig hebt. Deze papieren kunnen belangrijk zijn voor je werkloosheidsuitkering, voor juridische doeleinden of gewoon voor je eigen werkgeschiedenis. Bewaar je kopie op een veilige plek, samen met andere belangrijke werkdocumenten.
Wees erop voorbereid dat je misschien meteen moet vertrekken als het bedrijfsbeleid dat vraagt. Sommige bedrijven, vooral in de financiële sector, de technologiesector of concurrerende sectoren, kunnen vertrekkende werknemers vragen om direct na het indienen van hun ontslagbrief te vertrekken. Zorg dat je persoonlijke spullen op orde zijn en dat je bedrijfseigendommen kunt inleveren als je wordt gevraagd om dezelfde dag nog te vertrekken.
Het ontslaggesprek regelen
Het gesprek over je ontslag is vaak belangrijker dan de brief zelf. Hoe je dit gesprek aanpakt, kan bepalen of je op een positieve manier vertrekt of dat je onnodige spanning creëert tijdens je overgangsperiode.
Vertel het eerst aan je directe leidinggevende voordat je het aan collega's of teamleden vertelt. Je baas mag nooit via roddels op kantoor of van andere collega's horen dat je ontslag hebt genomen. Deze professionele beleefdheid houdt de hiërarchie in stand en laat zien dat je je collega's respecteert. Plan dit gesprek privé, het liefst in het kantoor van je leidinggevende of in een vergaderruimte waar je niet gestoord wordt.
Bereid je voor op mogelijke tegenvoorstellen door van tevoren duidelijk te maken wat je besluit is. Veel werkgevers proberen waardevolle werknemers te behouden door een hoger salaris, extra voordelen of andere verantwoordelijkheden aan te bieden. Bepaal van tevoren of je openstaat voor onderhandelingen of dat je besluit definitief is, en maak dit duidelijk tijdens je gesprek.
Bespreek het tijdschema voor de overgang en kijk welke belangrijke projecten moeten worden overgedragen. Gebruik dit gesprek om je huidige verantwoordelijkheden te bespreken en te kijken welke projecten tijdens je opzegtermijn meteen aandacht nodig hebben. Deze gezamenlijke aanpak van de overgangsplanning laat zien dat je je best doet om je werkgever in een goede positie achter te laten.
Bied aan om processen te documenteren en je vervanger op te leiden tijdens de tijd die je nog hebt. Specifieke dingen zoals het maken van procesdocumentatie, trainingsmateriaal of sessies om kennis over te dragen laten zien dat je proactief nadenkt over de overgang. Dit aanbod moet overeenkomen met wat je al in je ontslagbrief hebt gezegd.
Blijf professioneel, zelfs als je baas niet blij is dat je weggaat. Sommige leidinggevenden kunnen teleurgesteld, gefrustreerd of zelfs boos zijn over je ontslag. Blijf rustig, blijf bij de feiten en laat je niet meeslepen door emotionele reacties of verdedigende argumenten over je beslissing.
Richt het gesprek op een soepele overgang in plaats van te blijven hangen bij je redenen om te vertrekken. Hoewel je leidinggevende misschien nieuwsgierig is naar je motivatie, kun je het gesprek beter richten op praktische zaken zoals de overdracht van projecten, opleidingsbehoeften en tijdschema's. Bewaar gedetailleerde uitleg over je beslissing voor het exitgesprek als je besluit om daaraan deel te nemen.
Laatste stappen na het indienen van je ontslag
Je professionele verantwoordelijkheden houden niet op als je je ontslagbrief indient. De laatste weken van je baan zijn superbelangrijk om je reputatie goed te houden en om goede relaties te behouden die je toekomstige carrière kunnen helpen.
Zorg dat je alle lopende projecten afmaakt en zet je bestanden zo dat je opvolger er makkelijk bij kan. Maak een uitgebreide overdracht met updates over de projectstatus, belangrijke contacten, wachtwoorden (indien nodig) en gedetailleerde notities over lopende initiatieven. Deze organisatie laat zien dat ze professioneel zijn en rekening houden met degene die jouw taken gaat overnemen.
Geef alle spullen van het bedrijf terug, zoals laptops, sleutels, ID-badges, creditcards en andere apparatuur of materialen. Maak dit proces makkelijk door deze dingen van tevoren te verzamelen en ze op een overzichtelijke manier aan HR of je leidinggevende te geven. Bewaar bonnetjes of documentatie van geretourneerde artikelen voor je eigen veiligheid.
Maak gedetailleerde overdrachtsnotities met wachtwoorden, contactgegevens en updates over de projectstatus. Deze documenten moeten zo duidelijk zijn dat iemand die je werk niet kent, je taken kan snappen en je werk kan doen. Zet er ook info in over relaties met leveranciers, wat klanten graag willen en alle kennis van de organisatie die misschien niet ergens anders staat.
Werk je LinkedIn-profiel en cv bij met wat je hebt bereikt in je huidige baan voordat je vertrekt. Zolang je nog toegang hebt tot bedrijfsinfo en je prestaties nog vers in je geheugen liggen, leg je bijdragen en successen vast. Deze voorbereiding is super handig voor als je later een nieuwe baan zoekt en om te netwerken.
Vraag je bazen en collega's om LinkedIn-aanbevelingen voordat je vertrekt. Mensen zijn eerder geneigd om een goed doordachte aanbeveling te schrijven als je bijdragen nog vers in hun geheugen liggen en je nog regelmatig contact hebt. Deze aanbevelingen zijn echt waardevolle aanbevelingen voor je professionele profiel.
Doe mee aan je exitgesprek als dat wordt aangeboden en geef opbouwende feedback over je ervaringen. Dit gesprek is je kans om ideeën te delen over de bedrijfscultuur, processen of het management die kunnen helpen om de organisatie te verbeteren. Houd feedback constructief en professioneel, en focus op structurele kwesties in plaats van persoonlijke klachten.
Houd contact met je collega's door af en toe even bij te praten. Stuur af en toe updates over je nieuwe baan of dingen over de branche die je oude collega's misschien wel interessant vinden. Deze contacten die je blijft onderhouden, leiden vaak tot nieuwe kansen, aanbevelingen of samenwerkingsprojecten.
Blijf ook na je vertrek je dankbaarheid tonen door bedankbriefjes te sturen naar je mentoren, collega's die je hebben geholpen of leidinggevenden die hebben bijgedragen aan je professionele ontwikkeling. Deze gebaren worden onthouden en zorgen ervoor dat je een positieve indruk achterlaat, wat je toekomstige netwerkinspanningen ten goede komt.
Hoe je je ontslag regelt, bepaalt hoe je herinnerd wordt bij je huidige bedrijf en kan een grote invloed hebben op je professionele reputatie. Een goed geschreven professionele ontslagbrief, op het juiste moment en met respect, zorgt ervoor dat je op een positieve manier vertrekt en waardevolle professionele relaties behoudt.
Onthoud dat ontslag vaak het begin is van nieuwe kansen en niet alleen het einde van een huidige baan. Door deze tips te volgen en de juiste sjablonen voor ontslagbrieven te gebruiken, kun je deze belangrijke carrièrestap met zelfvertrouwen en professionaliteit maken. Of je nu een nieuwe baan zoekt, van carrière wilt veranderen of jezelf wilt ontwikkelen, als je je vertrek op een professionele manier regelt, kun je deuren openen voor toekomstig succes en de werkrelaties behouden die onze carrières zin geven.
Neem de tijd om je ontslagbrief goed te schrijven, waarbij je zowel je directe behoeften als je carrièredoelen voor de lange termijn in gedachten houdt. De moeite die je in dit proces steekt, loont echt de moeite in de vorm van goede relaties, positieve referenties en een professionele reputatie die je tijdens je hele carrière van pas komt.
Veelgestelde vragen
Praat over veelvoorkomende zorgen over het ontslagproces om ervoor te zorgen dat je keuzes maakt die je carrière veiligstellen.
Hoe lang van tevoren moet ik mijn huidige baas op de hoogte stellen?
Check je arbeidscontract voor specifieke vereisten. De meeste bedrijven denken dat 2 tot 4 weken genoeg is, maar voor hogere functies kan het zijn dat je langer van tevoren moet laten weten dat je weggaat.
Moet ik mijn nieuwe baan noemen in mijn ontslagbrief?
Even zeggen dat je een nieuwe baan hebt, is prima, maar ga niet te veel in detail, want dat kan je overstap lastiger maken.
Wat als ik meteen moet stoppen?
Gebruik ons sjabloon voor onmiddellijk ontslag, terwijl je je werkgever nog steeds formeel op de hoogte stelt en aanbiedt om waar mogelijk te helpen bij het overdrachtsproces.
Hoe pak ik het exitgesprek aan?
Houd dezelfde professionele toon aan als in je ontslagbrief en focus op positieve ervaringen en carrièredoelen in plaats van op negatieve feedback.
Kan ik via e-mail ontslag nemen?
Hoewel het bij veel bedrijven oké is, zorgt een formele schriftelijke ontslagbrief voor een beter officieel bewijs en laat het zien dat je het werk serieus neemt.
© 2025 CV Wisely, Alle Rechten Voorbehouden