Wie man ein professionelles Kündigungsschreiben schreibt: Vollständiger Leitfaden mit Vorlagen

Einen Job zu kündigen ist eine der wichtigsten Entscheidungen in deiner Karriere, und wie du dabei vorgehst, kann deinen beruflichen Ruf für die nächsten Jahre beeinflussen. Egal, ob du einen neuen Job suchst, den Beruf wechselst oder umziehst – ein gut geschriebenes Kündigungsschreiben ist super wichtig, um gute Beziehungen zu deinem aktuellen Arbeitgeber und deinen Kollegen zu behalten.

Ein professionelles Kündigungsschreiben ist eine offizielle Mitteilung, dass du kündigst, und zeigt gleichzeitig Respekt gegenüber deinem Arbeitgeber und dem Übergangsprozess. Dieser umfassende Leitfaden zeigt dir alles, was du über das Schreiben eines guten Kündigungsschreibens wissen musst, von den wichtigsten Punkten bis hin zu Überlegungen zum richtigen Zeitpunkt, komplett mit Vorlagen für Kündigungsschreiben für verschiedene Situationen.

Was ist ein Kündigungsschreiben und warum brauchst du eins?

Ein Kündigungsschreiben ist ein offizielles Dokument, mit dem du deinem Arbeitgeber mitteilst, dass du deinen Job kündigst. Diese schriftliche Mitteilung hat mehrere wichtige Zwecke, die über die bloße Ankündigung deines Weggangs hinausgehen.

Vor allem sind Kündigungsschreiben eine offizielle Bestätigung deines Austrittsdatums und werden in den Personalakten gespeichert. Wenn du ein Kündigungsschreiben schreibst, gibst du eine formelle Kündigung ab, die sowohl dich als auch deinen Arbeitgeber schützt, indem du deinen letzten Arbeitstag klar angibst. Diese Unterlagen sind besonders wichtig, wenn später Fragen zu deinem Beschäftigungszeitraum oder deinem Anspruch auf Leistungen aufkommen.

Auch wenn dein Unternehmen keine schriftlichen Kündigungsschreiben verlangt, zeigt das Einreichen eines solchen Schreibens Professionalität und Höflichkeit. Laut Arbeitsrechtsexperten muss man bei etwa 80 % der Arbeitsverträge für Angestellte schriftlich kündigen, was in den meisten Branchen ganz normal ist.

Der Brief hilft dabei, gute Beziehungen für spätere Referenzen und Networking-Möglichkeiten aufrechtzuerhalten. Dein Kündigungsschreiben wird Teil deiner dauerhaften Personalakte, und wenn du mit einem positiven Eindruck gehst, kann das einen großen Einfluss darauf haben, wie deine ehemaligen Kollegen und Vorgesetzten sich an deine Zeit im Unternehmen erinnern. Dieser gute Eindruck kann zu coolen Empfehlungen, neuen Kontakten und vielleicht sogar zu zukünftigen Jobchancen führen.

Das Wichtigste ist, dass ein Kündigungsschreiben Klarheit über deinen letzten Arbeitstag und die Kündigungsfrist schafft. Normalerweise musst du zwei Wochen vorher Bescheid geben, aber bei manchen Jobs kann es sein, dass du dich nach deinem Arbeitsvertrag oder den Firmenregeln früher melden musst. Diese Klarheit hilft deinem Arbeitgeber, sich auf deinen Weggang vorzubereiten, und sorgt für einen reibungslosen Übergangsprozess.

Wichtige Teile eines jeden Kündigungsschreibens

Jedes gute Kündigungsschreiben sollte bestimmte Sachen haben, die es professionell, klar und komplett machen. Wenn du diese wichtigen Punkte verstehst, kannst du ein Kündigungsschreiben erstellen, das seinen Zweck erfüllt und gleichzeitig deinen guten Ruf als Profi schützt.

Die Kopfzeile sollte das heutige Datum im Format Monat, Tag und Jahr (z. B. 15. März 2024) sowie deine Kontaktdaten und Unternehmensinformationen enthalten. Dieses Format für formelle Geschäftsbriefe macht das Dokument zu einem offiziellen Schreiben und gibt die wichtigen Infos für die Unterlagen deines Arbeitgebers.

Deine formelle Begrüßung solltest du an deinen direkten Vorgesetzten oder Manager mit Namen richten. Benutz lieber formelle Anreden wie „Sehr geehrter Herr Smith“ oder „Sehr geehrte Frau Johnson“ statt informeller Begrüßungen. Wenn du dir nicht sicher bist, an wen du dich wenden sollst, schau einfach in deinem Arbeitsvertrag nach oder frag bei der Personalabteilung nach.

Der erste Absatz sollte eine klare Kündigungserklärung enthalten, in der deine Berufsbezeichnung und das Datum des Ausscheidens angegeben sind. Zum Beispiel: „Ich schicke dir dieses Schreiben als offizielle Kündigung meiner Stelle als Marketingkoordinator bei der Firma ABC. Mein letzter Arbeitstag ist der 1. April 2024. Dieser direkte Ansatz lässt keinen Raum für Verwirrung über deine Absichten oder deinen Zeitplan.

Es ist okay, wenn du kurz sagst, warum du gehst, aber es ist besser, wenn du es machst, damit man weiß, was los ist. Du könntest sagen, dass du „eine neue Chance annimmst, die zu deinen Karrierezielen passt“ oder „dich weiterbildest“. Halte diese Erklärung positiv und professionell und vermeide negative Kommentare über deine aktuelle Position oder dein Unternehmen.

Sag einfach Danke für die Chancen und Erfahrungen, die du während deiner Zeit bei uns gemacht hast. Das zeigt, dass du die Zeit, die du im Unternehmen verbracht hast, schätzt und hilft, gute Beziehungen zu pflegen. Selbst in schwierigen Arbeitssituationen zeigt es Reife und Professionalität, wenn man echte Aspekte findet, die man schätzen kann.

Biete an, beim Übergangsprozess zu helfen und deinen Nachfolger einzuarbeiten. Diese Geste zeigt Rücksicht auf deinen Chef und deine Kollegen, die deine Aufgaben nach deinem Weggang übernehmen werden. Konkrete Angebote wie „Ich bin fest entschlossen, aktuelle Projekte abzuschließen und detaillierte Übergabedokumente bereitzustellen“ zeigen, wie professionell du bist.

Schließ den Brief mit einer professionellen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Herzliche Grüße“ ab, gefolgt von deiner Unterschrift und deinem Namen in Druckbuchstaben. Dieser formelle Schluss hält sich an das Format von Geschäftsbriefen und rundet dein Kündigungsschreiben gut ab.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben deines Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben zu schreiben muss nicht kompliziert sein, wenn du es Schritt für Schritt machst. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir dabei, ein professionelles Dokument zu erstellen, das deine Absichten klar vermittelt und gleichzeitig gute Beziehungen aufrechterhält.

Fang mit professionellem Layout an

Fang mit dem normalen Geschäftsbriefformat an und schreib deine Adresse und das aktuelle Datum oben auf die Seite. Schreib den Firmennamen, den Namen und die Position deines Vorgesetzten sowie die Firmenadresse unter deine Angaben. Durch diese Formatierung wird das Dokument sofort als formelle Geschäftskorrespondenz erkennbar.

Dein ganzer Brief sollte maximal eine Seite lang sein. Eine knappe Kommunikation zeigt, dass du die Zeit deines Chefs respektierst und sorgt dafür, dass deine wichtigsten Botschaften nicht in unnötigen Details untergehen. Ein gut strukturierter, einseitiger Brief wird eher komplett gelesen und ordentlich in deinen Personalunterlagen abgelegt.

Fang mit einer formellen Begrüßung an, in der du deinen Vorgesetzten mit seinem Namen ansprichst. Mit „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“ und dann dem Nachnamen hältst du einen angemessenen professionellen Abstand und zeigst gleichzeitig Respekt. Vermeide lockere Begrüßungen oder die Anrede nur mit dem Vornamen, es sei denn, die Kultur an deinem Arbeitsplatz lässt so was zu.

Schreib eine klare Einleitung

Fang mit einer klaren Aussage an, die sofort klar macht, was du vorhast: „Bitte nimm dieses Schreiben als offizielle Kündigung meiner Stelle als Marketingkoordinator an.“ Dieser Ansatz macht Schluss mit Verwirrung und bringt die Sache auf den Punkt, was dein vielbeschäftigter Vorgesetzter sicher zu schätzen weiß.

Gib deinen letzten Arbeitstag klar an, normalerweise zwei Wochen nach dem Datum des Schreibens. Zum Beispiel: „Mein letzter Arbeitstag ist der 1. April 2024.“ Sei bei den Daten konkret und vermeide Formulierungen wie „in zwei Wochen“, die je nach Zeitpunkt des Lesens des Schreibens unterschiedlich interpretiert werden könnten.

Vermeide unklare Formulierungen oder ungenaue Daten, die zu Verwirrung über deinen Zeitplan für die Abreise führen könnten. Dein Chef braucht genaue Infos, um deinen Ersatz zu planen und den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten. Wenn du klar sagst, wann du deinen letzten Tag hast, zeigst du Rücksicht auf die betrieblichen Bedürfnisse.

Gib den Kontext für deine Entscheidung an

Halt deine Erklärung kurz und positiv und konzentrier dich dabei auf zukünftige Chancen statt auf aktuelle Unzufriedenheiten. Sätze wie „eine neue Chance annehmen“ oder „meine Karriere vorantreiben“ geben einen Kontext, ohne auf die negativen Aspekte deiner aktuellen Position einzugehen.

Vermeide detaillierte Beschwerden oder negative Kommentare über das Unternehmen, das Management oder die Arbeitsbedingungen. Denk dran, dass dieses Kündigungsschreiben Teil deiner permanenten Personalakte wird und an die Personalabteilung, die Geschäftsleitung oder zukünftige Referenzkontakte weitergegeben werden kann. Wenn du einen positiven Ton beibehältst, schützt das deinen Ruf als Profi.

Konzentrier dich lieber auf dein zukünftiges Wachstum und deine Karriereziele, statt auf Probleme in deinem jetzigen Job. Dieser Ansatz zeigt, dass man reif und vorausschauend denkt und gleichzeitig mögliche Konflikte oder kaputte Beziehungen vermeidet. Halt detailliertes Feedback zu Problemen am Arbeitsplatz für dein Austrittsgespräch auf, wo solche Diskussionen besser passen.

Zeig echte Wertschätzung

Sag deinem Chef Danke für bestimmte Chancen wie Weiterbildungsprogramme, Mentorenprogramme oder anspruchsvolle Projekte, die zu deiner beruflichen Entwicklung beigetragen haben. Konkrete Dankbarkeit wirkt authentischer als allgemeine Wertschätzung und zeigt, dass du die Zeit bei der Organisation geschätzt hast.

Erzähl von positiven Erfahrungen, wie zum Beispiel der Zusammenarbeit mit talentierten Kollegen, dem Erlernen neuer Fähigkeiten oder der Mitwirkung an erfolgreichen Projekten. Selbst in schwierigen Arbeitssituationen zeigt das Erkennen echter positiver Aspekte emotionale Intelligenz und Professionalität, die Kollegen in Erinnerung behalten werden.

Sag mal Danke für die Unterstützung bei schwierigen Projekten oder persönlichen Problemen. Wenn dein Chef dir bei familiären Notfällen flexibel war oder deine berufliche Entwicklung durch Schulungen oder Konferenzbesuche unterstützt hat, stärkt es eure Beziehung, wenn du dich dafür bedankst.

Vorlagen für Kündigungsschreiben in verschiedenen Situationen

Mit Vorlagen für Kündigungsschreiben kannst du deine Kommunikation für verschiedene Situationen richtig aufbauen. Diese Beispiele bieten dir Rahmenbedingungen, die du an deine spezifische Situation anpassen kannst, wobei du sicherstellen solltest, dass du alle notwendigen Komponenten einbeziehst.

Standardvorlage für eine zweiwöchige Kündigungsfrist

[Dein Name]

[Deine Adresse]

[Stadt, Bundesland, Postleitzahl]

[E-Mail-Adresse]

[Telefonnummer]

Datum

[Name des Vorgesetzten]

[Stellenbezeichnung]

[Firmenname]

[Firmenadresse]

[Stadt, Bundesland, Postleitzahl]

Hey [Name deines Chefs],

Hey, ich schick dir hiermit meine offizielle Kündigung als [deine Position] bei [Firmenname]. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum – normalerweise zwei Wochen nach Einreichung].

Diese Entscheidung ist mir echt schwer gefallen, weil ich die Zusammenarbeit mit dem ganzen Team super fand und die Möglichkeiten für berufliches Wachstum, die mir [Firmenname] geboten hat, echt schätze. Die Erfahrung war echt super, um meine Fähigkeiten zu verbessern und meine Karriereziele zu erreichen.

In der Zeit, die mir noch bleibt, werde ich mich dafür einsetzen, dass der Übergangsprozess reibungslos läuft. Ich werde alle noch offenen Projekte fertig machen, meine Dateien so organisieren, dass man leicht drauf zugreifen kann, und helfe gerne dabei, meinen Nachfolger einzuarbeiten oder Prozesse zu dokumentieren, wenn das nötig ist.

Danke für dein Verständnis und für die tollen Erfahrungen, die ich hier machen durfte. Ich freue mich darauf, weiterhin professionelle Beziehungen zum Team zu pflegen.

Viele Grüße,

[Deine Unterschrift]

[Dein Name in Druckbuchstaben]

Diese Vorlage passt für die meisten normalen Kündigungssituationen, in denen du rechtzeitig Bescheid gibst und in gutem Einvernehmen gehst. Es bleibt freundlich, sagt aber klar, wann du gehst und dass du für einen reibungslosen Übergang sorgen willst.

Vorlage für neue Jobchancen

[Standard-Kopfzeilenformat]

Hey [Name deines Chefs],

Ich schreibe dir, um dir offiziell mitzuteilen, dass ich von meiner Stelle als [deine Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] zurücktrete. Ich habe einen neuen Job angenommen, der eine spannende Karrierechance bietet und zu meinen langfristigen beruflichen Zielen passt. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum].

Diese Entscheidung war echt schwer, weil ich bei [Firmenname] echt gute Erfahrungen gemacht habe. Ich fand [bestimmten positiven Aspekt, wie z. B. Mentoring, Teamarbeit oder Projektbeteiligung] echt super. Die Fähigkeiten und Erfahrungen, die ich hier gemacht habe, waren echt wichtig für meine berufliche Entwicklung.

Ich werde mich voll dafür einsetzen, dass während meiner Kündigungsfrist alles reibungslos läuft. Ich werde daran arbeiten, meine aktuellen Projekte fertig zu machen, detaillierte Übergabedokumente zu erstellen und bei der Einarbeitung der Person zu helfen, die meine Aufgaben übernehmen wird.

Danke für die Chancen, mich beruflich weiterzuentwickeln, und für deine Unterstützung. Ich hoffe, dass wir unsere berufliche Beziehung auch in Zukunft weiterführen können, während ich meine Karriere vorantreibe.

Mit freundlichen Grüßen,

[Deine Unterschrift]

[Dein Name in Druckbuchstaben]

Diese Vorlage ist super, wenn du wegen einer bestimmten neuen Jobchance weggehst. Es würdigt die positiven Aspekte deiner aktuellen Position und erklärt gleichzeitig deine Entscheidung im Hinblick auf deine berufliche Weiterentwicklung.

Vorlage für eine kurzfristige Kündigung

[Standard-Kopfzeilenformat]

Hey [Name deines Chefs],

Bitte nimm dieses Schreiben als meine offizielle Kündigung von meiner Stelle als [deine Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] an. Wegen [kurzer, beruflicher Grund] ist mein letzter Arbeitstag der [Datum – weniger als zwei Wochen].

Ich entschuldige mich echt dafür, dass ich die üblichen zwei Wochen Kündigungsfrist nicht einhalten konnte. Ich weiß, dass das vielleicht ein bisschen nervig ist, und ich werde alles tun, um die Auswirkungen auf das Team und die laufenden Projekte so gering wie möglich zu halten.

In der Zeit, die mir noch bleibt, werde ich mich vor allem darum kümmern, dringende Aufgaben zu erledigen und detaillierte Übergabevermerke für meine Aufgaben zu erstellen. Ich bin auch nach meinem Weggang für euch da, um Fragen zu laufenden Projekten zu beantworten, wenn ihr das braucht.

Ich bin echt dankbar für die Chancen, die ich bei [Firmenname] bekommen habe, und es tut mir echt leid, dass ich mich so kurzfristig verabschieden muss. Danke für dein Verständnis während dieser Übergangsphase.

Viele Grüße,

[Deine Unterschrift]

[Dein Name in Druckbuchstaben]

Benutz diese Vorlage, wenn du wegen irgendwelchen Umständen früher als normal kündigen musst. Es entschuldigt sich für die Unannehmlichkeiten und zeigt gleichzeitig, dass du dich dafür einsetzt, die Störungen so gering wie möglich zu halten.

Vorlage für Berufswechsel oder Weiterbildung

[Standard-Kopfzeilenformat]

Hey [Name deines Chefs],

Ich schreib dir, um dir mitzuteilen, dass ich von meiner Stelle als [deine Berufsbezeichnung] bei [Firmenname] zurücktrete. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich entschieden, [meine Ausbildung fortzusetzen/mein eigenes Unternehmen zu gründen/meine berufliche Laufbahn zu ändern]. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum].

Diese Entscheidung ist ein wichtiger Schritt in meiner persönlichen und beruflichen Entwicklung. Die Erfahrungen und Fähigkeiten, die ich bei [Firmenname] gesammelt habe, waren echt super, um mich auf die nächste Phase meiner Karriere vorzubereiten.

Angesichts der Art dieses Übergangs kann ich [ggf. verlängerte Kündigungsfrist] einräumen, um eine ordnungsgemäße Übergabe meiner Aufgaben sicherzustellen. Ich werde mich voll reinhängen, um die aktuellen Projekte fertig zu machen, und alles gut dokumentieren, damit mein Nachfolger oder meine Nachfolgerin alles im Griff hat.

Ich will mich echt bedanken für die Unterstützung, die Betreuung und die Chancen, die ich hier für meine berufliche Entwicklung bekommen habe. Ich hoffe, dass ich auch in diesem neuen Abschnitt weiterhin gute Arbeitsbeziehungen mit dem Team haben werde.

Danke für dein Verständnis und deine Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Deine Unterschrift]

[Dein Name in Druckbuchstaben]

Diese Vorlage passt gut, wenn du wegen persönlicher Weiterentwicklung, Ausbildung oder einer großen beruflichen Veränderung kündigst und nicht, weil du mit deinem jetzigen Job unzufrieden bist.

Was du in deinem Kündigungsschreiben nicht schreiben solltest

Zu wissen, was du in deinem Kündigungsschreiben vermeiden solltest, ist genauso wichtig wie zu wissen, was du reinpacken musst. Bestimmte Inhalte können berufliche Beziehungen kaputt machen, rechtliche Probleme verursachen oder Brücken abbrechen, was deine zukünftigen Karrierechancen beeinträchtigen könnte.

Vermeide detaillierte Beschwerden über das Management, Kollegen oder Unternehmensrichtlinien. Auch wenn du berechtigte Bedenken wegen Problemen am Arbeitsplatz hast, ist dein Kündigungsschreiben nicht der richtige Ort, um Beschwerden zu äußern. Diese Beschwerden werden in deine Personalakte aufgenommen und könnten an andere Mitarbeiter weitergegeben oder bei zukünftigen Anrufen zur Beschäftigungsüberprüfung erwähnt werden.

Erwähne in deinem Brief nicht, dass du mit deinem Gehalt unzufrieden bist, schlechte Arbeitsbedingungen hast oder Konflikte am Arbeitsplatz. Auch wenn diese Sachen zu deiner Entscheidung beigetragen haben, wegzugehen, kann es unprofessionell wirken, wenn du sie in deinem offiziellen Kündigungsschreiben erwähnst, und das könnte zu defensiven Reaktionen von der Geschäftsleitung führen. Sprich diese Bedenken in deinem Austrittsgespräch an, wenn du Feedback geben möchtest.

Verzichte auf emotionale Sprache oder Anschuldigungen, die die Situation verschärfen oder Beziehungen kaputt machen könnten. Sätze wie „Ich kann nicht tolerieren“ oder „das Versagen des Unternehmens“ klingen irgendwie feindselig und bringen nichts Gutes. Denk dran, dass du positive berufliche Beziehungen pflegen solltest, damit du in Zukunft vielleicht mal Referenzen bekommst oder neue Kontakte knüpfen kannst.

Vermeide Drohungen oder Ultimaten, die deinen Abschied erschweren könnten. Aussagen wie „wenn keine Änderungen vorgenommen werden“ oder „wenn meine Bedenken nicht berücksichtigt werden“ machen deine Kündigung eher zu einer Verhandlung als zu einer professionellen Mitteilung. Wenn du bereit bist, unter anderen Bedingungen zu bleiben, sprich das bitte separat von deinem Kündigungsschreiben an.

Gib keine persönlichen Infos an, die nichts mit deinem beruflichen Weggang zu tun haben. Details zu Familienangelegenheiten, Gesundheitsproblemen oder persönlichen Konflikten solltest du für dich behalten, es sei denn, sie beeinträchtigen direkt deine Fähigkeit, deine Kündigungsfrist einzuhalten. Wenn du zu viele persönliche Infos teilst, kann das deine Kollegen nervös machen und den professionellen Eindruck deiner Kündigung beeinträchtigen.

Denk dran, dass Kündigungsschreiben dauerhaft gespeichert werden und bei Referenzprüfungen an Personalabteilungen, die Geschäftsleitung oder sogar zukünftige Arbeitgeber weitergegeben werden können. Alles, was du schreibst, sollte das professionelle Image widerspiegeln, das du während deiner ganzen Karriere aufrechterhalten möchtest.

Timing und Lieferung – Best Practices

Der Zeitpunkt und die Art und Weise, wie du dein Kündigungsschreiben abgibst, können einen großen Einfluss darauf haben, wie dein Weggang aufgenommen und gehandhabt wird. Ein strategisch guter Zeitpunkt zeigt, dass du auf die betrieblichen Bedürfnisse deines Arbeitgebers Rücksicht nimmst und professionell bist.

Vereinbare ein privates Gespräch mit deinem Vorgesetzten, bevor du dein schriftliches Kündigungsschreiben einreichst. Durch dieses persönliche Gespräch kannst du deine Entscheidung persönlich erklären und zeigst damit Respekt für eure Arbeitsbeziehung. Wenn du das Gespräch zuerst suchst, vermeidest du auch, dass dein Chef ohne Vorwarnung von einem formellen Schreiben überrascht wird.

Schick deinen Brief am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag ab, damit wir alles gut planen können. Vermeide es, deine Kündigung montags einzureichen, wenn dein Chef vielleicht noch das Wochenende aufarbeiten muss, oder freitags, wenn er sich vor der nächsten Woche vielleicht nicht um dringende Sachen kümmern kann. Wenn du das in der Mitte der Woche einreichst, ist das die beste Chance für eine gute Diskussion über deinen Weggang.

Gib einen gedruckten Brief während der Geschäftszeiten persönlich ab, wenn es um wichtige Positionen geht oder du eine enge Arbeitsbeziehung zu deinem Vorgesetzten hast. Wenn du dein Kündigungsschreiben persönlich abgibst, zeigst du damit zusätzlichen Respekt und stellst sicher, dass dein Chef es direkt von dir bekommt und nicht per E-Mail oder über andere Mitarbeiter.

Schick die E-Mail mit Lesebestätigung, wenn du remote arbeitest oder es echt dringend ist. Wenn du remote arbeitest oder dein Chef viel unterwegs ist, ist die Zustellung per E-Mail vielleicht praktischer. Füge das Kündigungsschreiben als PDF-Anhang bei, damit die Formatierung erhalten bleibt und es professionell aussieht.

Heb eine Kopie deines Kündigungsschreibens für deine Unterlagen und für den Fall auf, dass du es mal wieder brauchst. Diese Unterlagen können wichtig sein für Arbeitslosengeld, rechtliche Zwecke oder einfach für deinen persönlichen beruflichen Werdegang. Bewahr deine Kopie zusammen mit anderen wichtigen Arbeitsunterlagen an einem sicheren Ort auf.

Sei bereit, sofort loszulegen, wenn es die Unternehmensrichtlinien erfordern. Manche Firmen, vor allem in der Finanzbranche, der Tech-Branche oder in wettbewerbsintensiven Branchen, verlangen von Mitarbeitern, die kündigen, dass sie direkt nach der Kündigung gehen. Pack deine persönlichen Sachen zusammen und sei bereit, Firmeneigentum zurückzugeben, falls du gebeten wirst, noch am selben Tag zu gehen.

Das Kündigungsgespräch führen

Das Gespräch über deine Kündigung ist oft wichtiger als das Kündigungsschreiben selbst. Wie du mit diesem Gespräch umgehst, kann darüber entscheiden, ob du mit einem positiven Eindruck gehst oder während deiner Übergangszeit unnötige Spannungen erzeugst.

Sag es zuerst deinem direkten Vorgesetzten, bevor du es deinen Kollegen oder Teammitgliedern erzählst. Dein Chef sollte nie durch Gerüchte im Büro oder von anderen Mitarbeitern von deiner Kündigung erfahren. Diese professionelle Höflichkeit hält die Befehlskette aufrecht und zeigt Respekt für deine Arbeitsbeziehung. Plane dieses Gespräch unter vier Augen, am besten im Büro deines Vorgesetzten oder in einem Konferenzraum, wo ihr nicht gestört werdet.

Mach dich auf mögliche Gegenangebote klar, indem du deine Entscheidung vorher klar machst. Viele Chefs versuchen, gute Mitarbeiter zu halten, indem sie ihnen mehr Gehalt, zusätzliche Vergünstigungen oder neue Aufgaben anbieten. Entscheide vorher, ob du für Verhandlungen offen bist oder ob deine Entscheidung endgültig ist, und sag das im Gespräch ganz klar.

Besprich den Zeitplan für den Übergang und finde heraus, welche wichtigen Projekte übergeben werden müssen. Nutze dieses Gespräch, um deine aktuellen Aufgaben zu besprechen und zu klären, welche Projekte während deiner Kündigungsfrist sofort erledigt werden müssen. Dieser gemeinsame Ansatz bei der Übergangsplanung zeigt, dass du dich dafür einsetzt, deinen Arbeitgeber in einer guten Position zu verlassen.

Biete an, die Abläufe zu dokumentieren und deinen Nachfolger in der verbleibenden Zeit einzuarbeiten. Spezifische Angebote wie das Erstellen von Prozessdokumentationen, Schulungsmaterialien oder Wissenstransfers zeigen, dass du dich aktiv mit dem Übergang beschäftigst. Dieses Angebot sollte mit dem übereinstimmen, was du schon in deinem Kündigungsschreiben gesagt hast.

Bleib professionell, auch wenn dein Chef nicht so begeistert von deinem Weggang ist. Manche Vorgesetzten könnten enttäuscht, frustriert oder sogar wütend über deine Kündigung sein. Bleib ruhig, bleib bei den Fakten und lass dich nicht zu emotionalen Reaktionen oder defensiven Argumenten über deine Entscheidung hinreißen.

Konzentrier dich im Gespräch lieber auf den reibungslosen Übergang, statt über deine Gründe für den Weggang zu reden. Auch wenn dein Chef vielleicht neugierig auf deine Beweggründe ist, solltest du das Gespräch auf praktische Dinge wie Projektübergaben, Schulungsbedarf und Zeitplan konzentrieren. Halt dir detaillierte Erklärungen zu deiner Entscheidung für das Austrittsgespräch auf, falls du dich dafür entscheidest, daran teilzunehmen.

Letzte Schritte nach Einreichen deiner Kündigung

Deine beruflichen Pflichten sind nicht vorbei, wenn du dein Kündigungsschreiben abgibst. Die letzten Wochen deiner Anstellung sind echt wichtig, um deinen Ruf zu schützen und gute Beziehungen zu pflegen, die deiner zukünftigen Karriere helfen können.

Schließ alle offenen Projekte ab und sortier die Unterlagen so, dass dein Nachfolger leicht drauf zugreifen kann. Mach eine umfassende Übergabe, die den aktuellen Projektstatus, wichtige Kontakte, Passwörter (wenn nötig) und detaillierte Notizen zu laufenden Initiativen enthält. Diese Organisation zeigt Professionalität und Rücksichtnahme gegenüber allen, die deine Aufgaben übernehmen werden.

Gib alles zurück, was der Firma gehört, wie Laptops, Schlüssel, Ausweise, Kreditkarten und alles andere an Ausrüstung oder Material. Mach diesen Prozess reibungslos, indem du diese Unterlagen im Voraus zusammenstellst und sie der Personalabteilung oder deinem Vorgesetzten übersichtlich vorlegst. Heb die Quittungen oder Unterlagen für zurückgegebene Sachen zu deiner eigenen Sicherheit auf.

Mach dir detaillierte Übergabe-Notizen, mit Passwörtern, Kontaktinfos und Updates zum Projektstatus. Diese Dokumente sollten so umfassend sein, dass jemand, der mit deiner Rolle nicht vertraut ist, deine Aufgaben verstehen und deine Arbeit weiterführen kann. Nimm Infos über Lieferantenbeziehungen, Kundenwünsche und alles institutionelle Wissen mit, das vielleicht nirgendwo anders dokumentiert ist.

Aktualisiere dein LinkedIn-Profil und deinen Lebenslauf mit deinen Erfolgen aus deiner aktuellen Position, bevor du gehst. Solange du noch Zugriff auf Unternehmensinfos hast und deine Erfolge noch frisch im Gedächtnis sind, schreib deine Beiträge und Erfolge auf. Diese Vorbereitung ist echt nützlich für die nächste Jobsuche und zum Knüpfen von Kontakten.

Frag deine Chefs und Kollegen vor deiner Abreise um Empfehlungen auf LinkedIn. Leute schreiben eher gute Empfehlungen, wenn deine Beiträge noch frisch in ihrem Gedächtnis sind und ihr regelmäßig Kontakt habt. Diese Empfehlungen sind echt wertvoll für dein berufliches Profil.

Mach bei deinem Austrittsgespräch mit, wenn es angeboten wird, und gib konstruktives Feedback zu deinen Erfahrungen. Dieses Gespräch ist deine Chance, Ideen zur Unternehmenskultur, zu Prozessen oder zum Management zu teilen, die zur Verbesserung der Organisation beitragen könnten. Halte dein Feedback konstruktiv und professionell und konzentriere dich dabei eher auf systemische Probleme als auf persönliche Beschwerden.

Halte die beruflichen Beziehungen durch gelegentliche Nachfasskommunikation aufrecht. Schick regelmäßig Updates über deine neue Position oder Brancheninfos, die für deine ehemaligen Kollegen interessant sein könnten. Diese gepflegten Kontakte bringen oft neue Chancen, Empfehlungen oder gemeinsame Projekte mit sich.

Zeig auch nach deinem Weggang noch deine Dankbarkeit, indem du Dankesbriefe an deine Mentoren, Kollegen, die dich unterstützt haben, oder Vorgesetzte schreibst, die zu deiner beruflichen Entwicklung beigetragen haben. Diese Gesten bleiben im Gedächtnis und sorgen dafür, dass du einen guten Eindruck hinterlässt, was für zukünftige Networking-Aktivitäten hilfreich ist.

Wie du deine Kündigung machst, bestimmt, wie man sich bei deiner jetzigen Firma an dich erinnert, und kann deinen beruflichen Ruf echt beeinflussen. Ein gut geschriebenes professionelles Kündigungsschreiben, zusammen mit dem richtigen Zeitpunkt und einer respektvollen Kommunikation, sorgt dafür, dass du mit einem positiven Eindruck gehst und gleichzeitig wertvolle berufliche Beziehungen aufrechterhältst.

Denk dran, dass eine Kündigung oft der Start von neuen Chancen ist und nicht nur das Ende einer aktuellen Stelle. Wenn du diese Tipps befolgst und die richtigen Vorlagen für Kündigungsschreiben nutzt, kannst du diesen wichtigen Karriereschritt mit Zuversicht und Professionalität meistern. Egal, ob du einen neuen Job suchst, dich beruflich verändern willst oder dich persönlich weiterentwickeln möchtest – wenn du deinen Abschied professionell machst, öffnest du Türen für zukünftige Erfolge und hältst die Arbeitsbeziehungen aufrecht, die unsere Karriere so wertvoll machen.

Nimm dir Zeit, dein Kündigungsschreiben sorgfältig zu verfassen, und denk dabei sowohl an deine unmittelbaren Bedürfnisse als auch an deine langfristigen Karriereziele. Die Mühe, die du in diesen Prozess steckst, wird sich auszahlen: durch dauerhafte Beziehungen, positive Referenzen und einen guten Ruf, der dir während deiner ganzen Karriere zugute kommt.

Häufig gestellte Fragen

Geh auf häufige Bedenken zum Kündigungsprozess ein, um Entscheidungen zu treffen, die deine Karriere schützen.

Wie lange im Voraus soll ich meinem jetzigen Arbeitgeber Bescheid geben?

Schau mal in deinem Arbeitsvertrag nach, ob da irgendwelche besonderen Anforderungen drinstehen. Die meisten Firmen rechnen mit zwei bis vier Wochen, aber für leitende Positionen kann die Kündigungsfrist länger sein.

Soll ich in meinem Kündigungsschreiben meinen neuen Job erwähnen?

Eine kurze Erwähnung einer „neuen Jobchance“ ist okay, aber lass detaillierte Erklärungen weg, die deinen Übergangsprozess komplizieren könnten.

Was ist, wenn ich sofort kündigen muss?

Nutze unsere Vorlage für eine sofortige Kündigung, während du deinen Arbeitgeber trotzdem offiziell informierst und anbietest, bei der Übergabe zu helfen, wo es geht.

Wie gehe ich mit dem Austrittsgespräch um?

Bleib genauso professionell wie in deinem Kündigungsschreiben und konzentrier dich auf positive Erfahrungen und Karriereziele, statt auf negatives Feedback.

Kann ich per E-Mail kündigen?

Auch wenn es in vielen Firmen okay ist, ist ein richtiges schriftliches Kündigungsschreiben besser, weil es eine offizielle Aufzeichnung ist und zeigt, dass man die Firma respektiert.